Det finns en uppsjö olika verktyg, program och plattformar som kan ge stöd för administration, styrning och kvalitetssäkring av dina projekt. Dels fungerar verktygen som ett virtuellt projektkontor, där ni kan samla alla kommunikations- och dokumentationsinsatser. Dels så finns det också många fördelar med att datorisera dokumenthantering och internkommunikation. Bland fördelarna:
- Att söka och hitta dokument underlättas
- Uppföljning och utvärdering förenklas med historik
- Alla har möjlighet att tillfredställa sitt informationsbehov efter egna önskemål
Det finns olika vägar att gå när det gäller att välja projektstyrningssystem eller projektverktyg:
- Webbaserade verktyg
- Specialutformade program
- Vanliga kontorsprogram med särskilda mallar
Webbaserade projektverktyg
Fördelen med webbaserade program för ledning av projekt är att dessa är tillgängliga var du än befinner dig, du behöver inte installera något på din dator & det spelar heller ofta ingen roll om du använder windows eller mac. Nackdelen är att det alltid krävs internetuppkoppling för att arbeta i systemet.
Monday.com
Modernt och lättanvänt verktyg med många fiffiga lösningar för att sammanföra alla projektets deltagare och hålla koll på hela planeringen. Passar både den mindre projektgruppen och större projekt.
Läs mer om Monday.com eller prova gratis direkt
Specialutformade projektprogram
Specialutformade program är särskilda program du installerar på din dator för att arbeta med projektet. Fördelarna här är att det går snabbt att arbeta i systemet (korta laddningstider), du behöver ofta ingen uppkoppling till internet för att arbeta. Nackdel här är att det ofta krävs särskild hårdvara i form av datortyp, och kanske även ett speciellt operativsystem som t.ex. Windows.
Vanliga kontorsprogram
Vanliga kontorsprogram som Excel och Word är det vanligaste som folk använder i sina projekt. De flesta mallar och exempel som finns på denna sida är också gjorda för detta vanliga konstorsprogramspaket. Fördelen är att dessa program finns på de flesta persondatorer, människor är vana vid gränssnittet och att arbeta i programmen. Nackdelen är samma som för de specialutformade programmen, att det kräver särskilda program – och att innehållet inte är tillgängligt överallt. Ett sätt att komma runt detta är att använda ett webbaserat kontorsprogramspaket som t.ex. Google docs.
