Beskrivning
Att planera ett projekt kan göras på många olika sätt, enligt olika modeller och med olika projektverktyg. Under planeringsarbetet:
- Utarbetas syfte & mål
- Kan en wbs tas fram
- milstolpeplan med aktiviteter och mål
- Tas eventuellt en nätplan med beroenden fram
- En tidsplan tas fram
- Projektgruppen skapas
- Projektplanen tas fram
Skapa projektgruppen
I projektgruppen finns ett antal olika roller. Dels beställaren, projektledaren – i övrigt så måste projektgruppen skapas. Här finns projektdeltagare, styrgrupp m.fl.
Projektbeskrivning
Det kanske viktigaste arbetet under planeringsarbetet är att ta fram projektbeskrivningen. Denna bildar ramen för hela projektet, och innehåller analyser, planer och annat som behövs för att kommunicera och genomföra projektet.
Projektmodeller
Det finns många olika projektmodeller att välja mellan, traditionella och agila. Att arbeta efter en etablerad modell kan ge många fördelar i arbetet och öka kvalitén i projektet.
Aktivitetsplanering
Aktivitetsplanering görs för att identifiera projektets aktiviteteter, vad som ska göras för att nå milstolparna. Samlas i en Aktivitetsplan
Behovsplan
Alla resurser som krävs för genomförande av ett Projekt samlas i en behovsplan.
Denna listar alla resurser som behövs efter resurstyp:
- Människor
- Utrustning
- Material
- Tid
- Pengar
Tidsplan
Tidsplanen visar aktiviteterna i ett projekt och hur de är tidsmässigt planerade. Vanligaste utformningen är GANTT-schema
För att beräkna tidigaste färdigställande av ett projekt används Kritiska linjen.
Resurshantering
För att få en jämn fördelning av resurser, och undvika överutnyttjande, kan t.ex. Resurshistogram upprättas.
Originalplan
När tidsplanen är färdig och godkänd, bör den låsas tillsammans med övrig planering i en originalplan. Det är mot denna som projektet följs upp under genomförandet.
Projektverktyg
Genom att använda projektverktyg kan arbetet att planera projekt underlättas. Projektverktyg är oftast datorprogram som du installerar eller kör via webben.
Kalkylering
Två metoder finns för kalkylering av ett projekts kostnader, Självkostnadskalkyl och Bidragskalkyl. Särintäkt är den intäkt som tillkommer om ett projekt genomförs. Särkostnad är den kostnad som tillkommer. Täckningsbidrag är särintäkt - särkostnad.
En aktivitetskalkyl upprättas för varje aktivitet, där resursåtgången beräknas för varje aktivitet. En periodiserad förkalkyl upprättas för att visa på kostnader och ackumulerade kostnader över hela projektets genomförande. Detta kan med fördel göras i diagramform.
Riskhantering
Riskhantering består av Riskidentifiering, Riskvärdering, riskåtgärdsplanering och riskbemötande. Samlas i riskanalys.
Kvalitetsstyrning
Består av kvalitetsplanering, kvalitetssäkring och kvalitetsuppföljning. Kvalitetsarbete följer alltid cykeln: Reagera → Planera → Genomföra → Kontrollera.
kravspecifikationen bestämmer kvalitetsnivån genom att ange vad som är ett godkänt resultat. Regelverk för kvalitetsstyrning finns beskrivet i standardveken Iso 9000 och Iso 10 000. En speciell standard för kvalitet i projektarbete finns i Iso 10 006.
Ändringshantering
Det är viktigt att det finns klara rutiner och dokumenterat i projektplanen hur ändringar hanteras inom ett projekt. Ändringar som påverkar styrparametrar i ett projekt skall alltid föras upp till beställaren eller styrgrupp. Versionshantering för projektdokument ökar spårbarheten. Projektledarens mandat att besluta om ändringar bör vara klart definierade.
Mallar
