Beskrivning
Under avslutandefasen är oftast merparten av det operativa arbetet slutfört. Det handlar här främst om att utvärdera, dokumentera och ge projektet ett formellt avslut. Under avslutandet överlämnas resultatet, prestationer följs upp, ekonomi sammanställs, utvärderingar genomförs och projektgrupp och administrativa delar avslutas.
Slutrapport
I slutrapporten samlas alla erfarenheter från projektet. Slutrapporten är främst ett internt dokument till skillnad från leveransgodkännandet som är ett kvitto till beställaren.
Utvärdering
För att utvärdera projektarbetet kan processfrågor användas i ett möte med projektets deltagare. Här utvärderas:
- Arbetsmetoden
- Effektiviten
- Deltagandet
- Beslutsfattandet Tillsammans med att diskussioner förs och slutsatser dras.
Följa upp effekten
Innan ett projekt startar bör en mätning av nuläget göras, en så kallad referensmätning. Denna används sedan för att följa upp effekten genom en effektmätning. Om t.ex. ett projekt genomförs för att minska sjukskrivningen. Om det inte finns data på hur sjukskrivningen såg ut innan projektet genomfördes så går det ju inte att mäta effekten.
Förändringsledning
Förändringsfaktorer
För att lyckas med en förändring måste man ha sex faktorer i åtanke:
- Skapa ett förändringsklimat
- Hantera intressenterna rätt
- Skapa en vision för förändringen
- Länka ihop förändringsarbetet med det övriga arbetet
- Se till att effekterna är mätbara
- Skapa bestående förändring
A3 - förändringsverktyg
A3 är ett verktyg som bl.a. använts mycket inom Toyota. Det kommer från pappersformatet, som också är det som används för att genomföra. På pappret anges:
- Problemdefinition och beskrivning
- Problemanalys
- Genomförandeplan
- Resultat
- Nästa steg Eftersom utrymmet är så begränsat måste man fatta sig kort och bara ta med det viktigaste. Innehållet i ett A3 ska vara lättläst, innehålla fakta och inte tyckande, grafer och punktlistor rekommenderas.
DICE - Förändringsfaktorer
Fyra faktorer har tagits fram för att utvärdera möjligheterna för ett projekt att lyckas med förändringsarbetet.
- Varaktighet (duration) - Uppföljningsarbete, hålla tiden ut
- Integritet (integrity) - Litar gruppen på PL eller projektgrupp=
- Engagemang (effort) - Hur ser engagemanget hos PL ut, hur mycket tid ges?
- Ansträngning(Commitment) - Hur mycket energi tar projektet, ingen bör behöva lägga mer än 10% extra.
Individens fyra faser vid förändring
- Förnekande - Kräver information, fakta, lyhördhet, tydlgihet, visa påverkan medarbetare
- Motstånd - Se till helheten, motivera, fokus, lyhördhet
- Åtagande - Uthållighet, vision/mål, uppmuntran, teambuilding
- Utforska - Strukturera, uppmuntra, fokusera prioritera.
Garanti och dolda brister
Om det visar sig finnas brister i projektets resultat kan det slå tillbaka på projektet i form av garantiåtaganden. Är det ett stort projekt bör man överväga att ta en extra ansvarsförsäkring.
Förvaltning och överlämning
När en produkt är levererad så behövs en organisation för att ta hand om resultatet. Detta kallas förvaltningsmodell. En sådan består av:
- Processer
- Roller och ansvar
- Dokument och mallar
Relaterade artiklar
